Anwesend:
Nicole S. – Sprecherin, Niklas H. – Stellv. Sprecher, Saskia J. – Finanzreferentin, René B. – Öffentlichkeitsreferent

Tagesordnung:
1. AStA-Renovierung
2. IT-Infrastruktur
3. Datenschutzbeauftragter

Nicole eröffnet die Sitzung um 10:27 Uhr.

1. AStA-Renovierung  
Bezüglich des Vorhabens den AStA-Trakt zu renovieren (s. Protokoll von der Sitzung vom 12.08.2015 & 26.08.2015) haben sich neue Informationen ergeben. Die Universität hat eine Vorgabe bei der Wahl des Teppichs. Es handelt sich um den DLW:
Strong (Nadelvlies), der 30,70 € pro Quadratmeter kostet.

Alle drei Kostenvoranschläge (s. Protokoll von der Sitzung vom 24.08.2015) wurden mit jeweils unterschiedlichen Teppichpreisen berechnet. Abzüglich des Teppichpreises ergeben sich folgende Änderungen bei den Kostenvoranschlägen:
1. Firma: Janzen – Kosten: 4.345,30 €
2. Firma: Mehrens – Kosten: 6.672,92 €
3. Firma: Haase  – Kosten: 6.028,16 €

Preis Teppich:
161,7 m² x 30,70 €   = 4.964,19 € x 1,19 [19%] (Mehrwertsteuer)   = 5.907,39 €

Entsprechend belaufen sich die geringsten Kosten mit 10.251,69 € bei der Firma Janzen.

Bei den entsprechenden Kostenvoranschlägen fehlen die Renovierungskosten für den Raum des Sozialreferats. Außerdem sollen auch die Heizungskörper neu lackiert werden. Diese zusätzlichen Renovierungstätigkeiten werden Mehrkosten von ca. 1000 € – 1500 € verursachen (Überschlagsrechnung).

Der AStA-Vorstand möchte das Angebot der Firma Janzen annehmen und ab dem 21.09.2015 bis voraussichtlich den 25.09.2015 die Arbeiten durchführen.  

Während der Arbeiten muss der AStA-Trakt geschlossen bleiben, da die Räumlichkeiten im Renovierungszeitraum nicht betreten werden dürfen.

Ablauf (voraussichtlich)
Der AStA ist dafür verantwortlich, dass die Möbel in den jeweiligen Räumen und Fluren für die Arbeiten weggeräumt werden. Ein großer Teil der Möbel kann in den Besprechungsraum (M1-165).

Der Rest muss während der Renovierungsarbeiten zwischen den Räumen rangiert werden.

Für die Arbeiten sollen möglichst viele Referenten und Mitarbeiter des AStA anpacken.
Die Schränke und andere Möbel, die sich in den zu renovierenden Räumlichkeiten befinden, müssen bis zum 18.08.2015 entweder in Räumen, die nicht renoviert werden, zwischengelagert werden (Hinweis: Die Kapazitäten vom Besprechungsraum sind begrenzt) oder komplett leergeräumt werden, damit die Möbel von unseren Renovierungshelfern leicht weggeräumt werden können. Es wird auch wieder einen Container geben, in dem alte Möbel entsorgt werden können. Einige Möbel sollen zum Verschenken angeboten werden. Diesbezüglich sollen auch Bilder von den Möbeln gemacht werden.

Arbeiten der Renovierungsfirma:
– Teppich und Fußleisten entfernen
– Wände neu streichen
– Boden spachteln -> muss über Nacht trocknen
– Spachtelmaße abschleifen
– Teppichböden neu legen und verkleben
– Fußleisten neu anbringen
– Aufräumen

Im Anschluss können wir die Möbel wieder an ihre Stellen zurückstellen.

Folgende Aufgaben werden im Vorstand eingeteilt:
– Umbau & Renovierung: Niklas Howad
– Ersatzräumlichkeiten: René Behrens
– Organisation der alten Möbel: Nicole Sikora

2. IT-Infrastruktur  
Es liegt das Angebot der IT-Dienste vor, dass die IT-Infrastruktur im Rechenzentrum der Universität kostenlos eingerichtet und gewartet werden kann. Man spricht von „Serverhousing“ (oder auch „Colocation“). Dies bezeichnet die Unterbringung und Netzanbindung eines Servers in einem Rechenzentrum.

Dies hätte den Vorteil, dass Kosten und Zeit bezüglich der Einrichtung einer neuen Serverstruktur und dessen Wartung gespart werden würden. Die Unterbringung der Geräte erfolgt im Normalfall in speziell für diesen Zweck konzipierten Räumen. Feuer- und Gaslöschanlagen und eine mehrfach abgesicherte unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) gehören in der Regel zur Standardausstattung von großen Rechenzentren. Treten Komplikationen bei einem Server auf, so ist meist rund um die Uhr qualifiziertes
Servicepersonal vor Ort, um Probleme zu beheben. Aufgrund dieser Maßnahmen kann von einer hohen Verfügbarkeit der Server ausgegangen werden.

Zurzeit wird vom Referat für Service und Infrastruktur testweise der Betrieb von JIRA und Confluence auf einer virtuellen Maschine bei den IT-Diensten konfiguriert.

Der AStA-Vorstand spricht sich einstimmig dafür aus, auch alle weiteren IT-Infrastrukturen über das Rechenzentrum der IT-Dienste der Universität zu hosten.

Der genaue mögliche weitere Ablauf und die daraus resultierenden Konsequenzen sowie die Ausstattung des Rechenzentrums der Universität sollen vom Referat für Service und Infrastruktur geprüft werden.

3. Datenschutzbeauftragter
Der AStA muss laut § 2 Abs. (1) des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Dieser hat folgende Aufgaben (§ 4g Aufgaben des Beauftragten für den Datenschutz BDSG):

– §4g I 1 BDSG bestimmt, dass der Datenschutzbeauftragte auf die Einhaltung des BDSG und anderer Vorschriften zum Datenschutz hinwirkt.
Hinwirken deshalb, weil der Datenschutzbeauftragte die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften nicht selbst vornehmen kann. Im Idealfall analysiert und kontrolliert er den Stand des Datenschutzniveaus in der Behörde und macht der Geschäftsführung und den einzelnen Abteilungen Vorschläge zur Verbesserung oder Implementierung einer Datenschutzorganisation in der Behörde. Der Datenschutzbeauftragte selbst hat also keine Entscheidungsgewalt sondern ist organisatorisch gemäß §4f III 1 BDSG der Geschäftsleitung unterstellt.  

Folgende Punkte sind bei der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten zu beachten (§8a Behördliche Datenschutzbeauftragte NDSG):
– Das Gesetz bestimmt, dass zum Datenschutzbeauftragten nur bestellt werden darf, wer  die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt
– Das Maß der erforderlichen Fachkunde bestimmt sich im konkreten Einzelfall insbesondere nach dem Umfang der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle und dem Schutzbedarf der personenbezogenen Daten, die die verantwortliche Stelle erhebt oder verwendet
– Auch eine Person außerhalb der verantwortlichen Stelle kann mit dieser Aufgabe betraut werden
– Wenn ein Datenschutzbeauftragter die Aufgabe nicht hauptamtlich wahrnimmt, muss  bei der Übertragung anderer Aufgaben darauf geachtet werden, dass diese den Datenschutzbeauftragten nicht in einen Interessenkonflikt bringen können und damit seine unabhängige Stellung gefährden – Insbesondere darf er als Datenschutzbeauftragter mit Kontrollfunktionen nicht in die Situation kommen, dass er sich selbst kontrollieren muss

Der AStA-Vorstand beschließt einstimmig den Tagespunkt zu vertagen.

Nicole schließt die Sitzung um 11:53 Uhr.